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11ª CONVOCATORIA DE AYUDAS, 2023
Con el objetivo de reconocer y consolidar las bibliotecas públicas y comunitarias como espacios de libre acceso a la información y a la lectura, trabajar por la inclusión social y contribuir a cualificar la educación y desarrollo, el Programa Iberoamericano de Bibliotecas Públicas, Iberbibliotecas, realiza anualmente una Convocatoria de Ayudas dirigida a bibliotecas públicas y comunitarias de los países y ciudades miembros.
Iberbibliotecas está liderado por la Secretaría General Iberoamericana, SEGIB, y cuenta con la coordinación del Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe, CERLALC, como Unidad Técnica.
Con esta undécima edición, la Convocatoria de Ayudas cumple once años de apoyo al desarrollo de proyectos bibliotecarios innovadores en toda Iberoamérica, tiempo durante el cual ha entregado más de 2 millones de USD para el fortalecimiento de bibliotecas públicas, comunitarias y populares de la región.
Para adjuntar y enviar la documentación, complete el siguiente formulario.
FELICITAMOS A LOS PROYECTOS GANADORES.
Las entidades ganadoras serán contactadas por la Unidad Técnica del programa Iberbibliotecas a través del correo electrónico registrado en el formulario de inscripción.
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01 – Introducción
Con el objetivo de reconocer y consolidar las bibliotecas públicas y comunitarias como espacios de libre acceso a la información y a la lectura, trabajar por la inclusión social y contribuir a cualificar la educación y desarrollo, el Programa Iberoamericano de Bibliotecas Públicas, Iberbibliotecas, realiza anualmente una Convocatoria de Ayudas dirigida a bibliotecas públicas y comunitarias de los países y ciudades miembros.
Iberbibliotecas está liderado por la Secretaría General Iberoamericana, SEGIB, y cuenta con la coordinación del Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe, CERLALC, como Unidad Técnica.
Con esta undécima edición, la Convocatoria de Ayudas cumple once años de apoyo al desarrollo de proyectos bibliotecarios innovadores en toda Iberoamérica, tiempo durante el cual ha entregado más de 2 millones de USD para el fortalecimiento de bibliotecas públicas, comunitarias y populares de la región.
Esta convocatoria abre una nueva etapa en la que la igualdad de género y la inclusión serán componentes transversales. Por tanto, todos los proyectos que se presenten, independientemente de su estructura, de su finalidad y forma de ejecución, deben ser concebidos y realizarse con perspectiva de igualdad de género, atención a la diversidad e inclusión de colectivos vulnerables.
En esta versión, el programa continúa con el reconocimiento a los proyectos postulados que demuestren una alta calidad, aunque no sean elegidos como ganadores, con el fin de promover su difusión al objeto de propiciarles otras vías y oportunidades de alcanzar su puesta en marcha y objetivos. Estos proyectos finalistas no seleccionados recibirán un reconocimiento a su calidad, que se expresará en un certificado de Proyecto Bibliotecario Destacable y su inclusión en los anuncios de cierre de la Convocatoria, con el fin de que este reconocimiento ayude a la entidad a buscar otras posibilidades de apoyo o financiación.
Por último, cabe destacar que en esta edición las bibliotecas y entidades interesadas en participar contarán con el apoyo de una Mesa de Acompañamiento para la presentación de proyectos que orientará las postulaciones y resolverá dudas durante el proceso.
02 – ¿Qué tipos de proyectos se pueden presentar?
LA CONVOCATORIA DE AYUDAS 2023 RECIBIRÁ LA POSTULACIÓN DE PROYECTOS EN LAS SIGUIENTES TRES CATEGORÍAS
Proyectos innovadores vinculados a la transformación social en los procesos bibliotecarios. Proyectos que desarrollen una o más de las siguientes acciones:
- Acciones y servicios que contribuyan a reducir la brecha digital y promuevan el acceso a servicios, colecciones y otro tipo de contenidos digitales.
- Acciones y planes de capacitación en competencias digitales para el ejercicio de derechos de la ciudadanía.
- Iniciativas para el fomento de la innovación, la experimentación y la participación ciudadana en las bibliotecas en la comunidad.
- Desarrollo de acciones/proyectos para fortalecer servicios de referencia virtual y servicios de información y memoria o saberes locales.
- Proyectos que promuevan y fomenten la lectura, la escritura y la oralidad en diferentes soportes y formatos.
- Proyectos que promuevan la sostenibilidad ambiental.
Proyectos para fortalecer redes y sistemas de bibliotecas nacionales, regionales o de ciudades. Estos proyectos deberán estar orientados a cumplir uno o más de estos objetivos:
- Diseño de planes estratégicos.
- Estudios de valor de las bibliotecas.
- Estudios de evaluación de servicios.
- Diseño de planes de fomento lector.
- Desarrollo de estrategias de comunicación digital.
- Definición de estándares de servicio.
- Plan de gestión de colecciones.
Nota:[i] Clic aquí para conocer algunas definiciones sobre una red o un sistema de bibliotecas.
Sistema bibliotecario: 1. “Biblioteca o conjunto conectado de bibliotecas con todas sus divisiones, servicios y unidades que cooperan para servir a un área geográfica determinada en un campo temático concreto o grupo específico de usuarios” (I.S.O.) 2.“Conjunto de unidades bibliotecarias con una planificación y estructura organizativa común, sea cual sea su ámbito, que generalmente dependen de la misma unidad administrativa, dirigido a la consecución de unos objetivos” (Varela Orol, et. al., 1988)
Red de bibliotecas: 1. “Conjunto de sistemas bibliotecarios conectados que mantienen su autonomía administrativa y cuyo fundamento lo constituyen la cooperación entre las bibliotecas que forman la red” (Varela Orol, et. al.)
2. “Sistema cooperativo entre bibliotecas relacionadas por la materia, la proximidad u otras razones, para compartir sus medios técnicos, humanos e informativos encaminados a la consecución de un mayor y mejor servicio” (Carrión, M., Manual de bibliotecas, 1988).
Se entiende como servicios de extensión bibliotecaria los que pueden ser ofrecidos por servicios móviles dirigidos a comunidades sin acceso a los servicios de la biblioteca, sea por motivos de condición de encierro, exclusión, discapacidad o enfermedad. Los proyectos deberán estar asociados a una biblioteca pública o comunitaria.
La aplicación de políticas de extensión bibliotecaria implica una serie de acciones por parte de la biblioteca para salir al encuentro de potenciales lectores, es decir, usuarios poco habituales con dificultades para acceder a sus servicios.
La extensión bibliotecaria también incluye actividades de animación lectora, de promoción del libro o de sensibilización hacia la lectura. Independientemente de su terminología, el objetivo es aproximar la lectura y los servicios de la biblioteca a cualquier usuario, ofreciendo información y eliminando barreras socioculturales, económicas, geográficas o de cualquier otro tipo
03 -¿Quiénes pueden participar?
En todos los casos, las entidades que se postulen a la convocatoria deberán estar legalmente constituidas y demostrarlo adecuadamente con los documentos jurídicos regulares exigidos en su propio país.
- Bibliotecas públicas, comunitarias y populares de los países y ciudades miembros: Brasil, Chile, Colombia, Costra Rica, El Salvador, España, México, Perú y en las ciudades de Medellín y Quito.
- Asociaciones, redes y sistemas de bibliotecas públicas o comunitarias de los países o ciudades miembros activos.
- Organizaciones públicas y privadas que presenten proyectos para el desarrollo de bibliotecas públicas o comunitarias y redes de bibliotecas de los países y ciudades miembros activos. (En este caso se debe incluir una carta de aprobación o informe favorable del proyecto por parte de la Unidad Gestora responsable de las bibliotecas a las que va destinado el proyecto).
- Ciudades o países no miembros que presenten un proyecto conjunto con una ciudad o país miembro activo. En este caso, el proyecto deberá ser presentado por una entidad de la ciudad o el país miembro activo.
Condiciones que deben cumplir las bibliotecas o entidades que se postulen:
Para todas las bibliotecas o entidades
- La biblioteca o entidad proponente solamente puede presentar un proyecto a la 11ª Convocatoria de Ayudas 2023
- Dos o más bibliotecas o entidades de diferentes miembros del Programa Iberbibliotecas pueden asociarse para presentar un proyecto común y aspirar a una ayuda económica mayor. En tal caso, una de ellas asumirá la responsabilidad directa en su ejecución: la gerencia del proyecto, la administración de los recursos y la presentación de los informes técnicos y financieros. La entidad encargada debe contar con el aval de la entidad con la cual se ha asociado.
Para bibliotecas o entidades ganadoras de otras convocatorias
- Una biblioteca o entidad ganadora de anteriores convocatorias podrá postularse de nuevo dos años después de haber finalizado el proyecto ganador (con aprobación del Consejo) y con un proyecto diferente al elegido originalmente.
- Nota: Se asumirá como diferente si se presenta la misma entidad con el mismo proyecto y este se desarrolla: 1) en o con bibliotecas de territorio diferente al proyecto ganador anterior; 2) con población objetivo diferente al del proyecto ganador anterior; 3) con una descripción de objetivos específicos diferentes al del proyecto ganador anterior.
- Las bibliotecas o entidades ganadoras de anteriores convocatorias que no hayan cumplido con los requisitos de seguimiento y evaluación y cuya finalización no hayan sido aprobada con éxito, no podrán presentarse a la Convocatoria de Ayudas. Si tiene dudas sobre este tema, puede consultar con la Unidad Técnica del programa si su entidad se encuentra vetada de la convocatoria.
Para puntos focales de IBERBIBLIOTECAS
- El organismo o punto focal que representa a cada ciudad o país miembro podrá presentar proyectos a la convocatoria por el mecanismo regular y seguirá un proceso de evaluación en la segunda etapa que consiste en que el proyecto será evaluado por otros dos puntos focales.
Nota:[i]
3De acuerdo con la definición de la IFLA-UNESCO: “Una biblioteca pública es una organización establecida, respaldada y financiada por la comunidad, ya sea por conducto de una autoridad u órgano local, regional o nacional, o mediante cualquier otra forma de organización colectiva. Brinda acceso al conocimiento, la información y las obras de la imaginación gracias a toda una serie de recursos y servicios y está a disposición de todos los miembros de la comunidad por igual, sean cuales fueren su raza, nacionalidad, edad, sexo, religión, idioma, discapacidad, condición económica y laboral y nivel de instrucción”.
04 – ¿Cómo presentar una propuesta?
Las propuestas pueden ser presentadas en español o portugués.
DOCUMENTOS DE POSTULACIÓN
Los documentos de postulación se pueden descargar en nuestro sitio web en el apartado de Convocatorias de Ayudas: (www.iberbibliotecas.org/convocatoria-de-ayudas). En concreto se deben entregar 3 documentos diligenciados:
a) Formulario de inscripción: completar este documento de Word que está leyendo.
b) Formato de presupuesto en dólares y moneda local: descargar y completar el documento de Excel.
c) Formato de calendario o cronograma de actividades del proyecto: descargar y completar el documento de Excel.
Todas las propuestas pueden entregar, opcionalmente:
d) Anexo. Carta firmada por la autoridad local de la comunidad beneficiada en la que se avale o apoye el proyecto presentado.
Se entregarán, además, otros documentos anexos de cumplirse las siguientes condiciones:
La entidad proponente no es una biblioteca, en ese caso se requiere:
- Anexo. Carta de aprobación o informe favorable del proyecto por parte de la Unidad Gestora responsable de las bibliotecas a las que va destinado el proyecto.
El proyecto ya está en ejecución, en ese caso se requiere:
- Anexo/s. Debe entregar un máximo de tres documentos para demostrar que ya está desarrollando el proyecto.
Los formatos admitidos para estos documentos anexos son: .doc; .xls; .ppt; .pdf; .jpg (Es decir, fotografías, documentos, actas, presentaciones, tablas… etc.).
Para facilitar la tarea de presentación de propuestas, los interesados pueden descargar ejemplos de los formatos de calendario y presupuesto. Estos ejemplos sirven como guía para completar los formularios de manera clara y precisa.
Descargar:
MÓDOS DE ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS
Las bibliotecas o entidades participantes pueden postularse de una de las siguientes dos formas (hay que elegir solamente una de ellas):
Cargando los documentos de postulación en nuestro sitio web siguiendo los siguientes pasos:
- a. Ingresar a nuestro sitio web y dirigirse al apartado Convocatoria de Ayudas (www.iberbibliotecas.org/convocatoria-de-ayudas.
- b. Cargar los documentos generales a entregar completados: formulario, presupuesto y cronograma, y los documentos anexos (en caso de que sea necesario). Se deben cargar uno a uno, dando clic en los botones “Adjuntar”. Verificar que el documento quede cargado antes de finalizar la aplicación.
Enviando los documentos de postulación por correo electrónico:
- a. Enviar un correo electrónico a la cuenta iberbibliotecas@cerlalc.org con el asunto “Convocatoria de Ayudas 2023”. En ese correo electrónico deberán adjuntarse los documentos generales de postulación completados: formulario, presupuesto y cronograma, y los documentos anexos (en el caso de que sea necesario).
Use una sola vía de inscripción, el envío de los proyectos por medio de diferentes vías puede dificultar el proceso de sistematización.
CONDICIONES DE ACEPTACIÓN DE LAS SOLICITUDES
- a. No se aceptarán propuestas enviadas luego del cierre de la convocatoria: 14 de julio a las 23:30 horas en su país.
- b. Se tendrá en cuenta únicamente el primer envío, salvo si existen modificaciones en la fecha de inscripciones.
- c. No serán aceptadas las solicitudes que no incluyan todos los documentos requeridos completamente diligenciados.
ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA CONVOCATORIA
La remisión de este Formulario de Inscripción implica la aceptación tácita de los términos y condiciones de la presente Convocatoria de Ayudas del Programa Iberoamericano de Bibliotecas Públicas, Iberbibliotecas. Con la remisión del Formulario de Inscripción la entidad proponente declara que conoce y acepta en su totalidad las bases de la Convocatoria de Ayudas.
06 -Proceso de selección
Etapa 1
El Cerlalc, organismo que ejerce la Unidad Técnica del Programa, se encargará de verificar el cumplimiento de los requisitos de todas las propuestas recibidas en la Convocatoria de Ayudas y hará llegar de manera íntegra los documentos de los proyectos habilitados a los representantes de los países y ciudades miembros para realizar su preselección.
En caso de incumplimiento de alguno de los requisitos subsanables, la Unidad Técnica hará saber a la entidad postulante, por vía electrónica y en una sola ocasión, cuáles son los puntos que debe subsanar, otorgando un plazo máximo de una semana para responder dicha solicitud.
Características subsanables:
- Formulario de inscripción no diligenciado por completo.
- Errores en el cronograma.
- Errores en el presupuesto.
- Selección de la categoría no adecuada.
Características no subsanables:
- Documentos faltantes.
- Enviar los formatos de presupuesto y cronograma totalmente vacíos.
- Propuesta enviada en otros formatos.
- Objetivos que claramente no tengan que ver con el ámbito bibliotecario.
Proyectos que no sean desarrollados en o con bibliotecas públicas, comunitarias o populares: no se aceptarán proyectos de bibliotecas escolares (a menos de que pueda justificar que desarrollan un trabajo con toda la comunidad), especializadas, universitarias y demás tipologías
Dados los contextos legales, sociales y culturales de cada territorio, los proyectos habilitados por la Unidad Técnica serán evaluados por el punto focal a título del cual se ha presentado el proyecto. El punto focal realizará una preselección de acuerdo a los criterios establecidos en las bases de esta Convocatoria de Ayudas.
En caso de proyectos presentados o auspiciados directamente por los puntos focales, es decir, los organismos que representan Iberbibliotecas en cada territorio, estos se evaluarán directamente por un subcomité de selección conformado por dos miembros distintos del Consejo Intergubernamental.
Cada uno de los proyectos preseleccionados y aquellos presentados directamente por los puntos focales serán evaluados por un comité de expertos evaluadores que será elegido por el Consejo Intergubernamental de Iberbibliotecas. Este comité será el encargado de desarrollar la etapa 3 de evaluación aplicando los criterios señalados en la sección correspondiente de la Convocatoria y entregará un concepto final de evaluación que será tenido en cuenta por el Consejo para publicar la selección de los ganadores.
Selección final
En la selección final, para los proyectos llevados a cabo por dos o más países iberoamericanos, el Consejo Intergubernamental considerará la posibilidad de sumar hasta un punto adicional, como criterio de valoración positiva de la cooperación bibliotecaria entre países
Habrá mínimo un proyecto ganador por miembro activo del programa siempre y cuando el proyecto cumpla las condiciones técnicas y de calidad estipuladas en la convocatoria.
Las decisiones tomadas en los procesos de habilitación, preselección y selección final son inapelables. Se publicarán oportunamente en el portal web del Programa y se divulgarán en sus redes sociales.
08 -Apoyo económico
La bolsa concursable para la 11ª Convocatoria de Ayudas 2023 es de $180.000 USD (ciento ochenta mil dólares estadounidenses).
La cuantía de la ayuda entregada a cada proyecto ganador no podrá exceder $10.000 USD en caso de que se presente de manera individual y $20.000 USD en caso de que se presente a nombre de dos o más puntos focales u otros países no miembros de Iberbibliotecas.
La selección de los proyectos y la distribución presupuestal se realizará de la siguiente manera:
| Tipo de proyecto | Valor unitario | Total | |
| 11 proyectos ganadores (uno por cada miembro activo de Iberbibliotecas) |
|
$110.000 USD (ciento diez mil dólares) | |
| 5 proyectos por clasificación de puntaje (luego de elegir los 11 proyectos del punto anterior, se seleccionarán otros 5 de acuerdo al puntaje) | Hasta $10.000 USD (diez mil dólares) | $50.000 USD (cincuenta mil dólares) | |
| Presupuesto adicional para complementar proyectos ganadores presentados por dos o más países | Se destinará una bolsa de $20.000 USD para apoyar proyectos presentados por dos o más países. | $20.000 USD (Veinte mil dólares) | |
| TOTAL | $180.000 USD (ciento ochenta mil dólares estadounidenses). | ||
CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO
El recurso asignado para el proyecto supondrá un máximo del 80% del presupuesto total del proyecto. Por tanto, cada entidad beneficiaria debe aportar una contrapartida mínima o porcentaje de financiación propia correspondiente al 20% del total del proyecto y podrá destinarse a cualquier clase de gasto siempre que esté contemplado en el proyecto presentado y se justifique documentalmente.
GASTOS FINANCIABLES Y LÍMITES POR TIPO DE GASTOS
El recurso asignado se destinará exclusivamente al desarrollo del proyecto y no se podrá utilizar para los costos fijos de la entidad ni para los gastos administrativos en los que incurra el proyecto, tales como: servicios públicos, impuestos o tasas, insumos de oficina, personal permanente u otros relacionados con el funcionamiento de la entidad.
En el presupuesto presentado, la compra o adquisición de implementos tecnológicos (computadores, tabletas, impresoras, lectores electrónicos, entre otros) no podrá superar el 20% del monto solicitado a Iberbibliotecas. Si el proyecto justifica de forma clara la atención a población en situación de discapacidad, se ampliará hasta 60% la compra o adquisición de implementos tecnológicos.
CONDICIONES DE DESEMBOLSO DE LA AYUDA
Para el desembolso de la ayuda económica aprobada por el Consejo Intergubernamental, la entidad ganadora deberá adjuntar documentos que soporten su existencia y representación legal, así como los datos de su cuenta bancaria:
- a. Documento de existencia y representación legal de la entidad emitido en el último mes.
- b. Nombramiento del representante legal de la entidad.
- c. Documento de identificación del representante legal de la entidad.
- d. Datos de la cuenta bancaria de la entidad para transferencias internacionales.
- e. Formato de aceptación de ayudas firmado por el representante legal.
Se realizará un primer desembolso correspondiente al 60% del monto aprobado cuando los documentos sean remitidos completamente y sea firmado el formato de aceptación de ayudas. Se realizará un segundo y último desembolso del 40% de la ayuda una vez se reciba el informe parcial a satisfacción del punto focal a nombre del cual se presentó el proyecto. La entidad debe presentar un informe final que dé cuenta del último desembolso recibido para dar por finalizado el proyecto.
En caso de que los fondos deban ser recibidos por una entidad externa a la que presenta la propuesta, el representante legal deberá enviar también una carta en la que autoriza la realización de los giros a aquella entidad.
09 -Calendario
El programa Iberbibliotecas desarrolla la Convocatoria de Ayudas cada año de acuerdo a su calendario de actividades, de manera que la jornada de deliberación para la selección final de los proyectos ganadores podrá coincidir con el Consejo Intergubernamental, que para el año 2023 se realizará en el mes de diciembre.
| Actividad | Fecha |
| Apertura de la Convocatoria | 17 de abril |
| Plazo final para solicitar ayuda de la Mesa de Acompañamiento | 7 de julio |
| Cierre de recepción de propuestas | 23 de julio |
| Revisión de requisitos | 11 de agosto |
| Subsanación de propuestas | 18 de agosto |
| Publicación de proyectos habilitados | 25 de agosto |
| Publicación de proyectos preseleccionados | 16 de octubre |
| Publicación de proyectos ganadores | 15 de diciembre |
| Primer desembolso de la ayuda económica | Enero de 2024 |
| Plazo de ejecución de los proyectos | Diciembre de 2024 |
10 -Seguimiento y evaluación
Las entidades ganadoras deberán presentar a la Unidad Técnica informes mensuales que den cuenta de la ejecución técnica del proyecto mediante los formatos establecidos para tal fin. Cuando se haya ejecutado el 60% del proyecto, las entidades ganadoras presentarán un informe de avance con los respectivos soportes (facturas, planillas de asistencia, material audiovisual u otros), el cual será analizado por el Consejo Intergubernamental del Programa para autorizar el segundo y último desembolso del 40% de la ayuda aprobada.
Al finalizar el proyecto las entidades beneficiarias deberán enviar un informe técnico y financiero que dé cuenta de la ejecución de la totalidad del presupuesto asignado. En caso de no haber ejecutado el 100%, deberán hacer el reintegro pertinente a la Unidad Técnica.
La entrega del informe final también permitirá formalizar el cierre del proceso mediante acta de cumplimiento emitida por el Consejo Intergubernamental.
Las instituciones beneficiarias que no cumplan con todos los requisitos de seguimiento de la convocatoria no podrán presentarse a futuras convocatorias y deberán reintegrar la ayuda recibida. En caso de no realizar la devolución, el Consejo Intergubernamental podría emprender el proceso legal correspondiente.
La información técnica y documental de los proyectos ganadores que hayan finalizado su ejecución será almacenada en una plataforma digital dentro del portal del Programa, de tal manera que pueda servir como banco de buenas prácticas susceptibles de ser replicadas en diferentes puntos de la región iberoamericana.
11 -Consultas
Los interesados en presentar propuestas, pueden comunicarse con la Unidad Técnica del programa para resolver sus dudas respecto a la postulación:
Correo electrónico: iberbibliotecas@cerlalc.org
01 - Introducción
Con el objetivo de reconocer y consolidar las bibliotecas públicas y comunitarias como espacios de libre acceso a la información y a la lectura, trabajar por la inclusión social y contribuir a cualificar la educación y desarrollo, el Programa Iberoamericano de Bibliotecas Públicas, Iberbibliotecas, realiza anualmente una Convocatoria de Ayudas dirigida a bibliotecas públicas y comunitarias de los países y ciudades miembros.
Iberbibliotecas está liderado por la Secretaría General Iberoamericana, SEGIB, y cuenta con la coordinación del Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe, CERLALC, como Unidad Técnica.
Con esta undécima edición, la Convocatoria de Ayudas cumple once años de apoyo al desarrollo de proyectos bibliotecarios innovadores en toda Iberoamérica, tiempo durante el cual ha entregado más de 2 millones de USD para el fortalecimiento de bibliotecas públicas, comunitarias y populares de la región.
Esta convocatoria abre una nueva etapa en la que la igualdad de género y la inclusión serán componentes transversales. Por tanto, todos los proyectos que se presenten, independientemente de su estructura, de su finalidad y forma de ejecución, deben ser concebidos y realizarse con perspectiva de igualdad de género, atención a la diversidad e inclusión de colectivos vulnerables.
En esta versión, el programa continúa con el reconocimiento a los proyectos postulados que demuestren una alta calidad, aunque no sean elegidos como ganadores, con el fin de promover su difusión al objeto de propiciarles otras vías y oportunidades de alcanzar su puesta en marcha y objetivos. Estos proyectos finalistas no seleccionados recibirán un reconocimiento a su calidad, que se expresará en un certificado de Proyecto Bibliotecario Destacable y su inclusión en los anuncios de cierre de la Convocatoria, con el fin de que este reconocimiento ayude a la entidad a buscar otras posibilidades de apoyo o financiación.
Por último, cabe destacar que en esta edición las bibliotecas y entidades interesadas en participar contarán con el apoyo de una Mesa de Acompañamiento para la presentación de proyectos que orientará las postulaciones y resolverá dudas durante el proceso.
02 - ¿Qué tipos de proyectos se pueden presentar?
LA CONVOCATORIA DE AYUDAS 2023 RECIBIRÁ LA POSTULACIÓN DE PROYECTOS EN LAS SIGUIENTES TRES CATEGORÍAS
Proyectos innovadores vinculados a la transformación social en los procesos bibliotecarios. Proyectos que desarrollen una o más de las siguientes acciones:
- Acciones y servicios que contribuyan a reducir la brecha digital y promuevan el acceso a servicios, colecciones y otro tipo de contenidos digitales.
- Acciones y planes de capacitación en competencias digitales para el ejercicio de derechos de la ciudadanía.
- Iniciativas para el fomento de la innovación, la experimentación y la participación ciudadana en las bibliotecas en la comunidad.
- Desarrollo de acciones/proyectos para fortalecer servicios de referencia virtual y servicios de información y memoria o saberes locales.
- Proyectos que promuevan y fomenten la lectura, la escritura y la oralidad en diferentes soportes y formatos.
- Proyectos que promuevan la sostenibilidad ambiental.
Proyectos para fortalecer redes y sistemas de bibliotecas nacionales, regionales o de ciudades. Estos proyectos deberán estar orientados a cumplir uno o más de estos objetivos:
- Diseño de planes estratégicos.
- Estudios de valor de las bibliotecas.
- Estudios de evaluación de servicios.
- Diseño de planes de fomento lector.
- Desarrollo de estrategias de comunicación digital.
- Definición de estándares de servicio.
- Plan de gestión de colecciones.
Nota:[i] Clic aquí para conocer algunas definiciones sobre una red o un sistema de bibliotecas.
Sistema bibliotecario: 1. “Biblioteca o conjunto conectado de bibliotecas con todas sus divisiones, servicios y unidades que cooperan para servir a un área geográfica determinada en un campo temático concreto o grupo específico de usuarios” (I.S.O.) 2.“Conjunto de unidades bibliotecarias con una planificación y estructura organizativa común, sea cual sea su ámbito, que generalmente dependen de la misma unidad administrativa, dirigido a la consecución de unos objetivos” (Varela Orol, et. al., 1988)
Red de bibliotecas: 1. “Conjunto de sistemas bibliotecarios conectados que mantienen su autonomía administrativa y cuyo fundamento lo constituyen la cooperación entre las bibliotecas que forman la red” (Varela Orol, et. al.)
2. “Sistema cooperativo entre bibliotecas relacionadas por la materia, la proximidad u otras razones, para compartir sus medios técnicos, humanos e informativos encaminados a la consecución de un mayor y mejor servicio” (Carrión, M., Manual de bibliotecas, 1988).
Se entiende como servicios de extensión bibliotecaria los que pueden ser ofrecidos por servicios móviles dirigidos a comunidades sin acceso a los servicios de la biblioteca, sea por motivos de condición de encierro, exclusión, discapacidad o enfermedad. Los proyectos deberán estar asociados a una biblioteca pública o comunitaria.
La aplicación de políticas de extensión bibliotecaria implica una serie de acciones por parte de la biblioteca para salir al encuentro de potenciales lectores, es decir, usuarios poco habituales con dificultades para acceder a sus servicios.
La extensión bibliotecaria también incluye actividades de animación lectora, de promoción del libro o de sensibilización hacia la lectura. Independientemente de su terminología, el objetivo es aproximar la lectura y los servicios de la biblioteca a cualquier usuario, ofreciendo información y eliminando barreras socioculturales, económicas, geográficas o de cualquier otro tipo
03 -¿Quiénes pueden participar?
En todos los casos, las entidades que se postulen a la convocatoria deberán estar legalmente constituidas y demostrarlo adecuadamente con los documentos jurídicos regulares exigidos en su propio país.
- Bibliotecas públicas, comunitarias y populares de los países y ciudades miembros: Brasil, Chile, Colombia, Costra Rica, El Salvador, España, México, Perú y en las ciudades de Medellín y Quito.
- Asociaciones, redes y sistemas de bibliotecas públicas o comunitarias de los países o ciudades miembros activos.
- Organizaciones públicas y privadas que presenten proyectos para el desarrollo de bibliotecas públicas o comunitarias y redes de bibliotecas de los países y ciudades miembros activos. (En este caso se debe incluir una carta de aprobación o informe favorable del proyecto por parte de la Unidad Gestora responsable de las bibliotecas a las que va destinado el proyecto).
- Ciudades o países no miembros que presenten un proyecto conjunto con una ciudad o país miembro activo. En este caso, el proyecto deberá ser presentado por una entidad de la ciudad o el país miembro activo.
Condiciones que deben cumplir las bibliotecas o entidades que se postulen:
Para todas las bibliotecas o entidades
- La biblioteca o entidad proponente solamente puede presentar un proyecto a la 11ª Convocatoria de Ayudas 2023
- Dos o más bibliotecas o entidades de diferentes miembros del Programa Iberbibliotecas pueden asociarse para presentar un proyecto común y aspirar a una ayuda económica mayor. En tal caso, una de ellas asumirá la responsabilidad directa en su ejecución: la gerencia del proyecto, la administración de los recursos y la presentación de los informes técnicos y financieros. La entidad encargada debe contar con el aval de la entidad con la cual se ha asociado.
Para bibliotecas o entidades ganadoras de otras convocatorias
- Una biblioteca o entidad ganadora de anteriores convocatorias podrá postularse de nuevo dos años después de haber finalizado el proyecto ganador (con aprobación del Consejo) y con un proyecto diferente al elegido originalmente.
- Nota: Se asumirá como diferente si se presenta la misma entidad con el mismo proyecto y este se desarrolla: 1) en o con bibliotecas de territorio diferente al proyecto ganador anterior; 2) con población objetivo diferente al del proyecto ganador anterior; 3) con una descripción de objetivos específicos diferentes al del proyecto ganador anterior.
- Las bibliotecas o entidades ganadoras de anteriores convocatorias que no hayan cumplido con los requisitos de seguimiento y evaluación y cuya finalización no hayan sido aprobada con éxito, no podrán presentarse a la Convocatoria de Ayudas. Si tiene dudas sobre este tema, puede consultar con la Unidad Técnica del programa si su entidad se encuentra vetada de la convocatoria.
Para puntos focales de IBERBIBLIOTECAS
- El organismo o punto focal que representa a cada ciudad o país miembro podrá presentar proyectos a la convocatoria por el mecanismo regular y seguirá un proceso de evaluación en la segunda etapa que consiste en que el proyecto será evaluado por otros dos puntos focales.
Nota:[i]
3De acuerdo con la definición de la IFLA-UNESCO: “Una biblioteca pública es una organización establecida, respaldada y financiada por la comunidad, ya sea por conducto de una autoridad u órgano local, regional o nacional, o mediante cualquier otra forma de organización colectiva. Brinda acceso al conocimiento, la información y las obras de la imaginación gracias a toda una serie de recursos y servicios y está a disposición de todos los miembros de la comunidad por igual, sean cuales fueren su raza, nacionalidad, edad, sexo, religión, idioma, discapacidad, condición económica y laboral y nivel de instrucción”.
04 - ¿Cómo presentar una propuesta?
Las propuestas pueden ser presentadas en español o portugués.
DOCUMENTOS DE POSTULACIÓN
Los documentos de postulación se pueden descargar en nuestro sitio web en el apartado de Convocatorias de Ayudas: (www.iberbibliotecas.org/convocatoria-de-ayudas). En concreto se deben entregar 3 documentos diligenciados:
a) Formulario de inscripción: completar este documento de Word que está leyendo.
b) Formato de presupuesto en dólares y moneda local: descargar y completar el documento de Excel.
c) Formato de calendario o cronograma de actividades del proyecto: descargar y completar el documento de Excel.
Todas las propuestas pueden entregar, opcionalmente:
d) Anexo. Carta firmada por la autoridad local de la comunidad beneficiada en la que se avale o apoye el proyecto presentado.
Se entregarán, además, otros documentos anexos de cumplirse las siguientes condiciones:
La entidad proponente no es una biblioteca, en ese caso se requiere:
- Anexo. Carta de aprobación o informe favorable del proyecto por parte de la Unidad Gestora responsable de las bibliotecas a las que va destinado el proyecto.
El proyecto ya está en ejecución, en ese caso se requiere:
- Anexo/s. Debe entregar un máximo de tres documentos para demostrar que ya está desarrollando el proyecto.
Los formatos admitidos para estos documentos anexos son: .doc; .xls; .ppt; .pdf; .jpg (Es decir, fotografías, documentos, actas, presentaciones, tablas… etc.).
Para facilitar la tarea de presentación de propuestas, los interesados pueden descargar ejemplos de los formatos de calendario y presupuesto. Estos ejemplos sirven como guía para completar los formularios de manera clara y precisa.
Descargar:
MÓDOS DE ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS
Las bibliotecas o entidades participantes pueden postularse de una de las siguientes dos formas (hay que elegir solamente una de ellas):
Cargando los documentos de postulación en nuestro sitio web siguiendo los siguientes pasos:
- a. Ingresar a nuestro sitio web y dirigirse al apartado Convocatoria de Ayudas (www.iberbibliotecas.org/convocatoria-de-ayudas.
- b. Cargar los documentos generales a entregar completados: formulario, presupuesto y cronograma, y los documentos anexos (en caso de que sea necesario). Se deben cargar uno a uno, dando clic en los botones “Adjuntar”. Verificar que el documento quede cargado antes de finalizar la aplicación.
Enviando los documentos de postulación por correo electrónico:
- a. Enviar un correo electrónico a la cuenta iberbibliotecas@cerlalc.org con el asunto “Convocatoria de Ayudas 2023”. En ese correo electrónico deberán adjuntarse los documentos generales de postulación completados: formulario, presupuesto y cronograma, y los documentos anexos (en el caso de que sea necesario).
Use una sola vía de inscripción, el envío de los proyectos por medio de diferentes vías puede dificultar el proceso de sistematización.
CONDICIONES DE ACEPTACIÓN DE LAS SOLICITUDES
- a. No se aceptarán propuestas enviadas luego del cierre de la convocatoria: 14 de julio a las 23:30 horas en su país.
- b. Se tendrá en cuenta únicamente el primer envío, salvo si existen modificaciones en la fecha de inscripciones.
- c. No serán aceptadas las solicitudes que no incluyan todos los documentos requeridos completamente diligenciados.
ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA CONVOCATORIA
La remisión de este Formulario de Inscripción implica la aceptación tácita de los términos y condiciones de la presente Convocatoria de Ayudas del Programa Iberoamericano de Bibliotecas Públicas, Iberbibliotecas. Con la remisión del Formulario de Inscripción la entidad proponente declara que conoce y acepta en su totalidad las bases de la Convocatoria de Ayudas.
05 -Mesa de acompañamiento
¿Puedo tener apoyo en la presentación de mi propuesta?
Con el fin de brindar apoyo y realizar acompañamiento a las bibliotecas y entidades que deseen postularse a la Convocatoria de Ayudas, Iberbibliotecas dispondrá una mesa de acompañamiento conformada por dos profesionales, expertas con formación académica y experiencia en planificación estratégica y gestión de proyectos:
- Una persona para acompañar a las entidades o bibliotecas de los países de habla hispana.
- Una persona para acompañar a las entidades o bibliotecas de Brasil.
Entre otras tareas, los profesionales responderán preguntas formales o metodológicas de la convocatoria y brindarán asesoría, talleres o charlas sobre diseño de proyectos a las entidades y bibliotecas interesadas.
La mesa comenzará sus actividades de formación y acompañamiento en el segundo mes de la Convocatoria (abril). Toda la información sobre metodología y horarios se compartirá en nuestros canales de comunicación.
Para facilitar la tarea de presentación de propuestas, los interesados pueden descargar ejemplos de los formatos de calendario y presupuesto. Estos ejemplos sirven como guía para completar los formularios de manera clara y precisa.
Para solicitar asesoría en español escribir a mesaconvocatoria@cerlalc.org o mediante el siguiente formulario: https://forms.gle/6GiaZC4ue7FhEGWM9
Para solicitar asesoría en portugués escribir a mesaconcurso@cerlalc.org o mediante el siguiente formulario: https://forms.gle/2dGaSdRgtfMhcEvx8
Plazo final para solicitar ayuda de la Mesa de Acompañamiento: 7 de julio.
06 -Proceso de selección
Etapa 1
El Cerlalc, organismo que ejerce la Unidad Técnica del Programa, se encargará de verificar el cumplimiento de los requisitos de todas las propuestas recibidas en la Convocatoria de Ayudas y hará llegar de manera íntegra los documentos de los proyectos habilitados a los representantes de los países y ciudades miembros para realizar su preselección.
En caso de incumplimiento de alguno de los requisitos subsanables, la Unidad Técnica hará saber a la entidad postulante, por vía electrónica y en una sola ocasión, cuáles son los puntos que debe subsanar, otorgando un plazo máximo de una semana para responder dicha solicitud.
Características subsanables:
- Formulario de inscripción no diligenciado por completo.
- Errores en el cronograma.
- Errores en el presupuesto.
- Selección de la categoría no adecuada.
Características no subsanables:
- Documentos faltantes.
- Enviar los formatos de presupuesto y cronograma totalmente vacíos.
- Propuesta enviada en otros formatos.
- Objetivos que claramente no tengan que ver con el ámbito bibliotecario.
Proyectos que no sean desarrollados en o con bibliotecas públicas, comunitarias o populares: no se aceptarán proyectos de bibliotecas escolares (a menos de que pueda justificar que desarrollan un trabajo con toda la comunidad), especializadas, universitarias y demás tipologías
Dados los contextos legales, sociales y culturales de cada territorio, los proyectos habilitados por la Unidad Técnica serán evaluados por el punto focal a título del cual se ha presentado el proyecto. El punto focal realizará una preselección de acuerdo a los criterios establecidos en las bases de esta Convocatoria de Ayudas.
En caso de proyectos presentados o auspiciados directamente por los puntos focales, es decir, los organismos que representan Iberbibliotecas en cada territorio, estos se evaluarán directamente por un subcomité de selección conformado por dos miembros distintos del Consejo Intergubernamental.
Cada uno de los proyectos preseleccionados y aquellos presentados directamente por los puntos focales serán evaluados por un comité de expertos evaluadores que será elegido por el Consejo Intergubernamental de Iberbibliotecas. Este comité será el encargado de desarrollar la etapa 3 de evaluación aplicando los criterios señalados en la sección correspondiente de la Convocatoria y entregará un concepto final de evaluación que será tenido en cuenta por el Consejo para publicar la selección de los ganadores.
Selección final
En la selección final, para los proyectos llevados a cabo por dos o más países iberoamericanos, el Consejo Intergubernamental considerará la posibilidad de sumar hasta un punto adicional, como criterio de valoración positiva de la cooperación bibliotecaria entre países
Habrá mínimo un proyecto ganador por miembro activo del programa siempre y cuando el proyecto cumpla las condiciones técnicas y de calidad estipuladas en la convocatoria.
Las decisiones tomadas en los procesos de habilitación, preselección y selección final son inapelables. Se publicarán oportunamente en el portal web del Programa y se divulgarán en sus redes sociales.
07 -Criterios de evaluación
Se valorará el grado de interés y coherencia del proyecto en función de la exposición y conceptualización de los siguientes criterios:
| Criterio | Observaciones | Puntaje |
Identificación del problema, descripción precisa de los objetivos y coherencia interna del proyecto con la convocatoria. |
| 2,5 |
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| 3 |
|
| 2 |
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| 2,5 |
| TOTAL | 10 |
08 -Apoyo económico
La bolsa concursable para la 11ª Convocatoria de Ayudas 2023 es de $180.000 USD (ciento ochenta mil dólares estadounidenses).
La cuantía de la ayuda entregada a cada proyecto ganador no podrá exceder $10.000 USD en caso de que se presente de manera individual y $20.000 USD en caso de que se presente a nombre de dos o más puntos focales u otros países no miembros de Iberbibliotecas.
La selección de los proyectos y la distribución presupuestal se realizará de la siguiente manera:
| Tipo de proyecto | Valor unitario | Total | |
| 11 proyectos ganadores (uno por cada miembro activo de Iberbibliotecas) |
|
$110.000 USD (ciento diez mil dólares) | |
| 5 proyectos por clasificación de puntaje (luego de elegir los 11 proyectos del punto anterior, se seleccionarán otros 5 de acuerdo al puntaje) | Hasta $10.000 USD (diez mil dólares) | $50.000 USD (cincuenta mil dólares) | |
| Presupuesto adicional para complementar proyectos ganadores presentados por dos o más países | Se destinará una bolsa de $20.000 USD para apoyar proyectos presentados por dos o más países. | $20.000 USD (Veinte mil dólares) | |
| TOTAL | $180.000 USD (ciento ochenta mil dólares estadounidenses). | ||
CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO
El recurso asignado para el proyecto supondrá un máximo del 80% del presupuesto total del proyecto. Por tanto, cada entidad beneficiaria debe aportar una contrapartida mínima o porcentaje de financiación propia correspondiente al 20% del total del proyecto y podrá destinarse a cualquier clase de gasto siempre que esté contemplado en el proyecto presentado y se justifique documentalmente.
GASTOS FINANCIABLES Y LÍMITES POR TIPO DE GASTOS
El recurso asignado se destinará exclusivamente al desarrollo del proyecto y no se podrá utilizar para los costos fijos de la entidad ni para los gastos administrativos en los que incurra el proyecto, tales como: servicios públicos, impuestos o tasas, insumos de oficina, personal permanente u otros relacionados con el funcionamiento de la entidad.
En el presupuesto presentado, la compra o adquisición de implementos tecnológicos (computadores, tabletas, impresoras, lectores electrónicos, entre otros) no podrá superar el 20% del monto solicitado a Iberbibliotecas. Si el proyecto justifica de forma clara la atención a población en situación de discapacidad, se ampliará hasta 60% la compra o adquisición de implementos tecnológicos.
CONDICIONES DE DESEMBOLSO DE LA AYUDA
Para el desembolso de la ayuda económica aprobada por el Consejo Intergubernamental, la entidad ganadora deberá adjuntar documentos que soporten su existencia y representación legal, así como los datos de su cuenta bancaria:
- a. Documento de existencia y representación legal de la entidad emitido en el último mes.
- b. Nombramiento del representante legal de la entidad.
- c. Documento de identificación del representante legal de la entidad.
- d. Datos de la cuenta bancaria de la entidad para transferencias internacionales.
- e. Formato de aceptación de ayudas firmado por el representante legal.
Se realizará un primer desembolso correspondiente al 60% del monto aprobado cuando los documentos sean remitidos completamente y sea firmado el formato de aceptación de ayudas. Se realizará un segundo y último desembolso del 40% de la ayuda una vez se reciba el informe parcial a satisfacción del punto focal a nombre del cual se presentó el proyecto. La entidad debe presentar un informe final que dé cuenta del último desembolso recibido para dar por finalizado el proyecto.
En caso de que los fondos deban ser recibidos por una entidad externa a la que presenta la propuesta, el representante legal deberá enviar también una carta en la que autoriza la realización de los giros a aquella entidad.
09 -Calendario
El programa Iberbibliotecas desarrolla la Convocatoria de Ayudas cada año de acuerdo a su calendario de actividades, de manera que la jornada de deliberación para la selección final de los proyectos ganadores podrá coincidir con el Consejo Intergubernamental, que para el año 2023 se realizará en el mes de diciembre.
| Actividad | Fecha |
| Apertura de la Convocatoria | 17 de abril |
| Plazo final para solicitar ayuda de la Mesa de Acompañamiento | 7 de julio |
| Cierre de recepción de propuestas | 23 de julio |
| Revisión de requisitos | 11 de agosto |
| Subsanación de propuestas | 18 de agosto |
| Publicación de proyectos habilitados | 25 de agosto |
| Publicación de proyectos preseleccionados | 16 de octubre |
| Publicación de proyectos ganadores | 15 de diciembre |
| Primer desembolso de la ayuda económica | Enero de 2024 |
| Plazo de ejecución de los proyectos | Diciembre de 2024 |
10 -Seguimiento y evaluación
Las entidades ganadoras deberán presentar a la Unidad Técnica informes mensuales que den cuenta de la ejecución técnica del proyecto mediante los formatos establecidos para tal fin. Cuando se haya ejecutado el 60% del proyecto, las entidades ganadoras presentarán un informe de avance con los respectivos soportes (facturas, planillas de asistencia, material audiovisual u otros), el cual será analizado por el Consejo Intergubernamental del Programa para autorizar el segundo y último desembolso del 40% de la ayuda aprobada.
Al finalizar el proyecto las entidades beneficiarias deberán enviar un informe técnico y financiero que dé cuenta de la ejecución de la totalidad del presupuesto asignado. En caso de no haber ejecutado el 100%, deberán hacer el reintegro pertinente a la Unidad Técnica.
La entrega del informe final también permitirá formalizar el cierre del proceso mediante acta de cumplimiento emitida por el Consejo Intergubernamental.
Las instituciones beneficiarias que no cumplan con todos los requisitos de seguimiento de la convocatoria no podrán presentarse a futuras convocatorias y deberán reintegrar la ayuda recibida. En caso de no realizar la devolución, el Consejo Intergubernamental podría emprender el proceso legal correspondiente.
La información técnica y documental de los proyectos ganadores que hayan finalizado su ejecución será almacenada en una plataforma digital dentro del portal del Programa, de tal manera que pueda servir como banco de buenas prácticas susceptibles de ser replicadas en diferentes puntos de la región iberoamericana.
11 -Consultas
Los interesados en presentar propuestas, pueden comunicarse con la Unidad Técnica del programa para resolver sus dudas respecto a la postulación:
Correo electrónico: iberbibliotecas@cerlalc.org
